Een introductie met betrekking tot thuiswerken is in deze tijd overbodig. 2020

heeft het fenomeen thuiswerken namelijk in sneltreinvaart genormaliseerd voor

werkend Nederland. Nu de coronacrisis langer voortduurt en we een weg vinden

in deze manier van werken, worden de voordelen van thuiswerken ook steeds

duidelijker. Heb jij al nagedacht over je (toekomstige) thuiswerkbeleid? En

speelt een thuiswerkvergoeding daarin een rol? Lees dan verder om te ontdekken

wat mogelijk is op dit gebied.

 

Kosten voor de medewerker

Er zijn verschillende kosten die je medewerkers niet maken op kantoor maar wel

zodra ze thuiswerken. Deze kosten zijn te verdelen onder twee posten:

  • Kosten voor het creëren van een (Arbo-verantwoorde) werkplek
  • Het dagelijkse onderhoud

 

Het Nibud heeft uitgerekend dat de kosten voor het dagelijks onderhoud

gemiddeld op zo’n €2 per dag uitkomen. Dat lijkt op het eerste oog misschien

weinig maar kan per jaar oplopen tot wel €440. Deze kosten kun je onderbrengen

in de vrije ruimte van WKR, waarover je hieronder meer leest.

 

De Belastingdienst

Binnen de werkkostenregeling (WKR) heb je een vrije ruimte voor het uitkeren van

onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Normaal

gesproken mag je 1,7% van de totale fiscale loonsom (tot maximaal €400.000)

gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, maar dat is in april

2020 verhoogd naar 3%. Dit is gedaan met oog op de coronacrisis. Dit

geldt alleen voor het jaar 2020 en alleen voor de eerste €400.000. Daarboven

moet je rekening houden met een percentage van maximaal 1,2%. Per 2021

wordt het percentage van 1,2% verlaagd naar 1,18%.

 

Een verantwoorde thuiswerkplek

Een goede werkplek is relatief, een verantwoorde werkplek is dat niet. De Arbo

stelt namelijk allerlei regels en richtlijnen om een plek veilig en verantwoord te

laten zijn. De belangrijkste voorschriften voor het thuiswerken zijn:

  • De medewerker heeft een verstelbare stoel die zo in te stellen is dat de juiste werkhouding ontstaat.
  • Er is voldoende (kunstmatig) licht in de ruimte aanwezig, het contrast tussen het beeldscherm en de ruimte is hierbij ook belangrijk. 
  • Het beeldscherm dat gebruikt wordt staat op ooghoogte en is helder genoeg.
  • Er wordt gebruik gemaakt van een los toetsenbord en muis, daarbij is er genoeg plek voor de armen op tafel.
  • De werkplek is groot genoeg voor de opstelling van het beeldscherm en toetsenbord en er is daarnaast nog plek voor o.a. documenten.

 

De medewerker is verantwoordelijk voor het goed inrichten van de ruimte, maar de werkgever is verantwoordelijk in het voorzien van de faciliteiten. De werkgever dient een arbo beleid op te stellen. Het verstrekken van Arbovoorzieningen is vrijgesteld, en mag dus, als:

  • De artikelen aan de Arbo-voorwaarden voldoen  
  • De artikelen in de werkruimte gebruikt worden
  • Er geen eigen bijdrage gedaan wordt door de medewerker
  • Als de werkruimte verder aan bovengenoemde eisen voldoet

 

Het dagelijkse onderhoud

Als de werkplek is ingericht, zijn nog niet alle kosten gemaakt. Ook het dagelijkse

onderhoud brengt kosten met zich mee. Normaal gesproken betaal jij deze voor

je werknemer: warmte (of airco) en licht in het kantoor, een lekker kopje koffie en

het gebruik van water en toiletpapier. Deze kosten vallen onder de

nihilwaardering. Deze kosten maak jij voor de medewerker, zonder dat hij of zij

hier belasting over hoeft te betalen. Thuis zit dit natuurlijk anders en moet je

medewerker hier zelf voor zorgen. We hebben een aantal mogelijke kostenposten

uitgelicht.

 

 

  • Internet

Normaal gesproken maakt je medewerker natuurlijk gebruik van de

internetverbinding op het kantoor. Bij het thuiswerken moet gebruik worden

gemaakt van een eigen internetabonnement. Is die niet aanwezig? Dan kun je dit

vergoeden. Ook kan het zo zijn dat het huidige internetabonnement te zwak is en

er een upgrade nodig is om een werkbare snelheid te krijgen. Deze kosten kunnen

ook onder de gerichte vrijstellingen vallen. Let hierbij wel op dat je alleen het

internet abonnement mag vergoeden. Zit er ook televisie en telefonie in het

pakket? Dan mag je dus alleen de internetkosten betalen. Hierbij kun je uitgaan

van de kosten die de provider rekent voor een internetabonnement.

 

  • Computer, laptop of telefoon

Om op het internet te komen is er natuurlijk ook een device nodig die dit mogelijk

maakt. Heeft de medewerker op kantoor een vaste pc ter beschikking? Dan moet

jij ervoor zorgen dat de medewerker deze thuis kan gebruiken. Is dit niet

mogelijk? Dan mag er een computer of laptop en bijvoorbeeld ook een mobiele

telefoon vergoed worden. Hierbij moet rekening gehouden worden met het

noodzakelijkheidscriterium:

  • Naar het redelijk oordeel kan een medewerker zijn werk niet goed uitvoeren zonder dit hulpmiddel.
  • Je betaalt dit hulpmiddel, of een vergoeding voor dit hulpmiddel, en je rekent deze kosten niet door aan je medewerker.
  • Je medewerker moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan je teruggeven wanneer hij of zij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor het werk. Een andere optie zou zijn dat de medewerker de restwaarde van dit hulpmiddel aan je terug betaald.
  • Moet voor iedere werknemer open staan.

 

Je kunt hierbij natuurlijk ook andere apparatuur uitlenen (zoals laptops die in je

bedrijf aanwezig zijn) om thuis te gebruiken. Hiervoor hoef je de verstrekkingen

alleen goed voor jezelf bij te houden.

 

  • Dagelijks onderhoud

Waar je medewerker normaal gesproken de hele dag van huis is, is dat nu niet zo.

Dat gaat hij of zij merken aan de energie- en waterrekening, maar ook aan de

koppen koffie die nu voor eigen rekening zijn.

Het is niet gewoonlijk om hiervoor een vergoeding uit te keren en dit is wettelijk

gezien ook lastig. Dit kan alleen wanneer de medewerker een aparte werkruimte

heeft in een zelfstandig gedeelte van de woning. Hiermee bedoelen we een

ruimte met bijvoorbeeld eigen sanitaire voorzieningen of een eigen ingang.

Hierbij moet ook een huurovereenkomst aanwezig zijn zodat duidelijk is dat de

ruimte niet ook voor andere doeleinden gebruikt en verhuurd wordt. Dit kan dus

alleen in zeldzame gevallen.

 

Verstrekkingen doen in de vrije ruimte

Wil je verstrekkingen doen die passen binnen de vrije ruimte? Markeer ze dan als

eindheffingsloon. Hierdoor hoeft de medewerker geen loonbelasting te betalen

over dit bedrag. Let wel heel goed op de grens zoals eerder genoemd bij ‘Belastingdienst’.

Ga je hier overheen? Dan moet hier maar liefst 80% belasting over betaald worden, en dat wil je natuurlijk voorkomen. (Ondanks dat deze eindheffing bij de werkgever aftrekbaar is.)

 

 

Tot slot:

Samenvatting van thuiswerkvergoedingen/voorzieningen aan de werknemer:

  • Arbo-voorzieningen = onbelast te verstrekken. Mits de genoemde voorwaarden
  • Telefoonvergoeding = onbelaste vergoeding bij noodzakelijkheidscriterium
  • Internetvergoeding = onbelaste vergoeding bij noodzakelijkheidscriterium

Thuiswerkvergoeding voor koffie / verwarming etc = Als belaste onkostenvergoeding uitkeren. Of als onbelaste onkostenvergoeding uitkeren en betrekken in de vrije ruimte van de WKR.